Conciliação bancária: para que serve e quando deve ser feita?

Até quem começou há pouco tempo no mundo dos negócios conhece a importância de ter um bom controle financeiro interno. Afinal, é por meio dele que você consegue entender como o dinheiro chega ao caixa da sua empresa e para onde ele vai quando sai. 

Mas será que seu controle financeiro é realmente preciso? Afinal, como descobrir a resposta para essa pergunta? 

É simples: basta fazer uma conciliação bancária. Se você não sabe muito bem como funciona essa ferramenta de gestão, não se preocupe: aqui, vamos te explicar o que é a conciliação bancária, por que ela é tão importante e como fazer. 

O que é conciliação bancária?  

A conciliação bancária é o nome dado ao procedimento de comparar as informações dos registros financeiros de uma empresa com os dados do extrato bancário. 

Em outras palavras, a conciliação bancária é um recurso contábil que funciona como uma espécie de confirmação dos dados do registro interno. Portanto, é quando o empreendedor coloca as anotações de caixa lado a lado com o extrato do banco e vai batendo os valores, isto é, conferindo se todo o dinheiro que deveria entrar na conta realmente foi recebido. 

Embora possa soar óbvio, a gente acha importante mencionar que isso faz sentido quando a empresa tem uma conta bancária só dela. É que alguns empreendedores ainda têm a prática de usar uma única conta para movimentar os ganhos pessoais e do negócio. O ideal, entretanto, é sempre utilizar uma conta PJ para separar as finanças e organizá-las de maneira mais eficiente. 

E falando em eficiência… 

E para que serve a conciliação bancária na prática?  

Pode acreditar: apesar de ser um processo simples, a conciliação bancária é essencial para uma gestão financeira eficiente.  

Afinal, ela é uma checagem, uma garantia de que os registros internos da empresa estão corretos. Isso é útil principalmente em negócios que aceitam vários métodos de pagamento diferentes, já que essa diversidade de fontes pode gerar alguma confusão na hora de anotar os valores recebidos.  

Além disso, a conciliação bancária é uma mão na roda na hora de identificar pagamentos que deram errado por razões técnicas ou que, por qualquer outro motivo, não caíram na conta como deveriam. Pense nesse procedimento como uma forma de evitar prejuízos, já que ele te coloca de frente com a real situação da conta bancária. 

Por fim, vale mencionar que a conciliação bancária também é útil para descobrir e interromper fraudes internas. Afinal, se houver alguma quantia sendo desviada ou indevidamente movimentada, isso vai aparecer como inconsistência ao comparar o controle interno com o extrato. 

Como fazer conciliação bancária?  

Mas, afinal, como trazer a conciliação bancária para o dia a dia da sua empresa? 

Bem, o primeiro passo é ter uma planilha de conciliação bancária. Ela geralmente é criada em programas como o Excel ou o Google Sheets, em que você pode personalizar os campos e fórmulas da tabela. Entretanto, se quiser, você pode pesquisar por “modelo de planilha de conciliação bancária” e usar um dos vários arquivos prontos que são disponibilizados gratuitamente na internet. 

Se for criar uma planilha do zero, lembre-se de incluir campos para anotar as seguintes informações sobre cada uma das movimentações financeiras conferidas: 

• Descrição (o que é essa movimentação?); 
• Tipo de operação (crédito, débito em conta, boleto etc); 
• Categoria (como “recebimento” ou “pagamento de fornecedores”); 
• Data; 

• Valor; 
• Observações; 
• Status no extrato (o valor foi compensado? Caso não, anote para quando está previsto o recebimento); 

Adicionalmente, depois de todas essas colunas, lembre-se de deixar também uma coluna para ir anotando o saldo total da conta depois de cada uma das movimentações. 

Pronto! Com a sua planilha em mãos, basta criar uma cópia do arquivo sempre que for fazer a conciliação bancária. Passe por cada uma das movimentações financeiras registradas com bastante atenção, veja se elas aparecem da mesma forma no extrato e insira os dados na tabela. 

Principais documentos envolvidos no processo de conciliação bancária 

Na hora de fazer a conciliação bancária, é importante ter em mãos as plataformas que você usa para realizar o controle financeiro regular da empresa. Isso inclui planilhas de despesas fixas e variáveis, anotações de fluxo de caixa e qualquer outro suporte em que você geralmente registra as movimentações do dinheiro. 

Há quem goste de incluir nessa lista os documentos comprobatórios, tipo notas fiscais, boletos e comprovantes de pagamento. Se você quiser, pode guardar todos em uma pasta de armazenamento em nuvem (como no Google Drive ou Outlook) e adicioná-los à planilha de conciliação bancária como links. Assim, fica mais fácil encontrá-los caso você precise conferir alguma informação sobre as transações. 

Existem diferenças entre conciliação bancária e fluxo de caixa?  

Mas, afinal, essa coisa de analisar movimentações financeiras da empresa não é justamente o que chamamos de fluxo de caixa? 

Bem, não exatamente. Pense assim: o acompanhamento do fluxo de caixa consiste em registrar todas as entradas e saídas de dinheiro do caixa da empresa. Esse tipo de registro precisa ser atualizado diariamente com informações sobre os valores recebidos e enviados pela empresa. Se você vendeu R$ 600,00 em produtos em um dia, mas pagou R$ 400,00 nas contas operacionais nesse mesmo dia, o dinheiro em caixa, no fim do expediente, vai ser equivalente a R$ 200,00. Imagina só guardar essas informações sem anotar? Por isso, o acompanhamento do fluxo de caixa geralmente tem uma planilha só para ele. 

A conciliação bancária, por outro lado, é quando você confere a exatidão do seu acompanhamento de fluxo de caixa. Então ela é o processo de comparação, o ato de bater esses registros de caixa com os dados do extrato bancário. Vai que algum pagamento que você registrou lá como entrada acaba não caindo na sua conta? Essa inconsistência vai ser identificada na hora da conciliação bancária e você pode ir atrás de descobrir o que deu errado. 

De quanto em quanto tempo a conciliação deve ser feita?  

Na verdade, a gente disse que o acompanhamento do fluxo de caixa deve, de fato, ser alimentado diariamente. Mas isso não vale para a planilha de conciliação bancária. Na verdade, a frequência com a qual você vai atualizá-la depende do que você acha que faz sentido para o seu negócio.  

Comece fazendo a conciliação bancária de quinze em quinze dias e vá analisando se esse ritmo faz sentido para a situação financeira da sua empresa. O ideal, entretanto, é nunca passar muito disso, para não ter um trabalho gigante toda vez que for realizar o procedimento. 

Conclusão  

E aí, deu para entender por que a conciliação bancária deve passar a fazer parte dos processos da sua empresa logo? 

Afinal, é essa ferramenta que vai te permitir saber se você está registrando os valores que entram e saem do seu caixa de maneira correta. Acima de qualquer coisa, é a conciliação bancária que vai te ajudar a evitar prejuízos advindos de pagamentos retidos, fraudes internas, problemas técnicos ou qualquer outra razão que impeça os valores que você anotou de circularem pela sua conta conforme o previsto. 

Durante este artigo, nós te apresentamos a conciliação bancária como uma ferramenta essencial para as empresas, mas não pense que não é possível levá-la para a sua vida pessoal. Quando bem executada, ela pode ser uma mão na roda no planejamento financeiro familiar. É sempre bom saber que as coisas estão entrando e saindo do seu orçamento, exatamente do jeito que deveriam. 

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