Despesas fixas e variáveis: quais as diferenças e como fazer a gestão?

Vamos a um fato: uma boa relação com o dinheiro sempre começa pela organização. 

Seja nas finanças pessoais, no orçamento da casa ou mesmo na administração de uma empresa, uma boa gestão financeira envolve algumas “regras de ouro”. São aqueles princípios básicos que precisam ser seguidos para que o planejamento orçamentário funcione. E um desses pontos indispensáveis é a separação entre despesas fixas e despesas variáveis. 

Apesar de ser essencial, esse é um tópico que pode causar confusão em bastante gente. Por isso, criamos um conteúdo que vai te explicar direitinho o que são despesas fixas e variáveis e como controlá-las de forma eficiente e descomplicada. 

Para começar, o que são despesas fixas?  

Pode parecer óbvio, mas é que esse conceito pede uma pequena observação dependendo do contexto em que aparece. Como você sabe, uma despesa é um gasto, isto é, uma quantia de dinheiro que sai de uma conta bancária para pagar algo. É o oposto de receita, que é o dinheiro que entra.  

Nas finanças pessoais, esse conhecimento é suficiente. Por outro lado, na administração de empresas, é importante saber que existem tipos diferentes de gastos: no mundo do empreendedorismo, custos não são a mesma coisa que despesas.  

Isso porque os custos são aqueles gastos diretamente ligados à produção e comercialização de produtos, como o que vai para a compra de matéria-prima. Já as despesas são aqueles gastos operacionais, essenciais para manter a estrutura do negócio em funcionamento, mas sem relação direta com a distribuição de produtos específicos. É o dinheiro dedicado a coisas como pagamento de salários do administrativo, de aluguel, investimento em publicidade etc. 

Sabendo disso, já dá para entender melhor o que queremos dizer com despesas fixas. Como o nome sugere, elas são aqueles gastos que sempre aparecem iguais no balanço mensal. Em outras palavras, são despesas cujo valor não muda de um mês para o outro (ou muda pouquíssimo). Portanto, estamos falando de gastos previsíveis: você sempre sabe que eles virão e quanto custarão. 

E o que são as despesas variáveis?  

As despesas variáveis são o oposto das despesas fixas. Então são gastos que variam de acordo com a frequência e a distribuição do consumo de alguma coisa, como energia elétrica. 

Se existe algum gasto que comprometeu R$ 600,00 do seu orçamento em março, mas você não sabe exatamente quanto dinheiro esse mesmo tipo de gasto exigirá em abril, por exemplo, trata-se de uma despesa variável.  

Embora seja possível fazer estimativas e estabelecer metas para as despesas variáveis, é muitas vezes difícil prevê-las. Por isso, elas pedem um pouco mais de cuidado – afinal, como não têm valores congelados, podem sair do controle com mais facilidade –. 

Tipos de despesas fixas  

Na prática, o que costuma ser considerado despesa fixa? Bem, nas finanças pessoais, alguns dos exemplos mais comuns são: 

• Aluguel de moradia; 
• Parcelas de empréstimos ou financiamentos; 

• Mensalidades de serviços; 
• Impostos regulares. 

São gastos que você sabe que vão chegar e que, além disso, têm valores predeterminados. 

De forma similar, quando falamos das finanças de uma empresa, as despesas fixas costumam ser: 

• Taxas bancárias; 
• Folha de pagamento dos funcionários; 
• Pagamento de seguros; 

• Aluguel do espaço comercial; 
• Mensalidades de softwares e sistemas; 
• Impostos regulares. 

Note que esses gastos não têm relação com o desempenho da empresa no mês: independentemente do número de vendas realizadas, eles sempre serão iguais. 

Exemplos de despesas variáveis  

Por sua vez, as despesas variáveis estão condicionadas a alguns fatores do dia a dia. Nas finanças pessoais, dá para citar: 

• Conta de luz; 
• Fatura do cartão de crédito; 
• Combustível do veículo pessoal; 
• Conta de água; 
• Dinheiro gasto no supermercado; 

• Gastos com lazer. 

Talvez você já tenha notado que sua conta de luz vem mais cara em alguns meses do ano, em especial nas épocas que pedem mais uso do ventilador ou do ar-condicionado, por exemplo. É que o valor real desse gasto está ligado a uma condição variável: o tanto de energia elétrica que você usa no mês. 

Já no orçamento empresarial, as despesas variáveis costumam estar ligadas ao volume de vendas que o negócio conseguiu realizar no mês. Elas são, por exemplo: 

• Comissões de funcionários; 
• Fretes para entrega de produtos; 
• Compra de matéria-prima; 
• Combustível de veículos usados pelas equipes de trabalho; 

Como controlar despesas fixas e variáveis?  

Aqui vai mais uma regra de ouro das finanças: para ter um bom controle sobre o dinheiro, você precisa registrar todas as movimentações financeiras. Então se você não tem o costume de anotar todos os valores que entram e saem, seu primeiro passo é começar a fazer isso. 

Para fazer esse acompanhamento, você pode separar um caderninho voltado para as finanças ou usar recursos mais modernos, que costumam ser uma mão na roda por conta da praticidade. Não precisa ser nada complexo: uma planilha em programas como o Excel, por exemplo, já costuma servir para organizar os registros financeiros.  

Na hora de preencher sua planilha, a gente recomenda que você comece pelas despesas fixas, já que elas são previsíveis. Outra dica legal é fazer uma média das despesas variáveis: com base nos valores que você gastou com elas nos últimos 6 ou 12 meses, estime uma quantia para facilitar na hora do planejamento. Procure também estabelecer um limite para cada uma dessas despesas variáveis, e tente se policiar para obedecer esse teto. 

Por fim, lembre-se de que não adianta só anotar os gastos, é importante estar sempre prestando atenção neles. Analisando com cuidado e frequência as suas despesas fixas e variáveis, é possível até mesmo encontrar maneiras de reduzir os custos mensais e dar aquela folga no orçamento. 

Dicas para construir planilha de despesas fixas e variáveis  

Hoje em dia, existem muitos modelos prontos de planilhas de despesas disponíveis para download na internet. Entretanto, nem todas elas aceitam muitas alterações, o que pode ser um problema se você prefere algo mais personalizado. 

Caso você decida elaborar a sua planilha de despesas do zero, não se esqueça de separar as despesas fixas das variáveis. Você pode fazer isso usando cores diferentes para distinguir os registros. Se preferir, pode fazer essa separação criando abas diferentes para cada um dos tipos. 

Além disso, lembre-se de incluir na planilha colunas para cada uma das informações abaixo: 

• Descrição do gasto; 

• Data da transação; 
• Valor do gasto; 
• Observações e lembretes. 

Na parte de baixo da tabela, crie uma linha de “total”, para ir anotando a soma de todo o dinheiro que já saiu no mês. Vale lembrar que isso tudo só é válido se você alimentar a planilha com frequência! 

Por que a gestão de despesas é tão importante?  

Não dá para ter uma vida financeira saudável se você não entende para onde vai o seu dinheiro. Da mesma forma, uma empresa dificilmente conseguirá lucrar e crescer se não tiver um controle rigoroso sobre a circulação dos recursos pelo caixa. 

A gestão de despesas é parte essencial de outro princípio básico da administração financeira: o ideal é sempre ganhar mais do que é gasto. Afinal, ninguém gosta de ficar no vermelho para conseguir pagar as contas.  

Portanto, acompanhar suas despesas fixas e variáveis é indispensável para que você consiga definir as suas prioridades e entender quanto dinheiro realmente tem disponível. Assim, você consegue tomar decisões mais acertadas, baseadas em números, e evita a criação de dívidas desnecessárias. Enfim, controlar as despesas, assim como registrar as movimentações financeiras, é um dos primeiros passos para quem deseja melhorar a saúde financeira e começar a poupar dinheiro. 

Conclusão  

O controle dos gastos é uma das partes mais importantes da gestão financeira – seja ela dos recursos pessoais ou do dinheiro de uma empresa –. E para fazer esse acompanhamento com eficiência, não basta apenas anotar todas as quantias que saem da sua conta todo mês, é preciso também entender as diferenças entre os tipos de despesas. 

As despesas fixas são aquelas que aparecem sempre com o mesmo valor: aluguel, mensalidade da faculdade, parcela de um empréstimo e outros gastos que não mudam. As despesas variáveis, por outro lado, podem ter valores diferentes de um mês para outro: o dinheiro que você gasta mensalmente no supermercado ou com seus momentos de lazer, por exemplo, muda de acordo com vários fatores.  

O ideal é que você crie um jeito de separar as despesas fixas das variáveis no seu controle financeiro mensal. Assim, você entende para onde está indo a parte mais significativa do seu dinheiro e analisa quais gastos podem ser reduzidos. Nesse processo, a tecnologia pode ser uma forte aliada: experimente criar uma planilha digital e deixar as despesas fixas em um espaço diferente das variáveis. Você vai ver como essa organização pode deixar todo o seu planejamento financeiro mais eficiente! 

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