Controle Financeiro: como impulsionar a gestão de negócios?

Caso você esteja começando a empreender, é essencial saber como fazer o controle financeiro para garantir a sobrevivência do seu negócio. Até porque, sem dinheiro a empresa não sobrevive, não é mesmo?

Erros financeiros podem causar prejuízos pequenos e prejuízos irreparáveis, então é importante ficar atento!

Neste conteúdo, vamos apresentar dicas importantes para gerenciar as finanças do seu negócio.

Vamos lá!

O que é controle financeiro?

Indo direto ao ponto: o controle financeiro empresarial é definido pelo conjunto de ações de análise, avaliação e controle de dados financeiros do seu negócio para entender suas condições financeiras.

Isso pode envolver alguns processos, entre eles:

• Análise do fluxo de caixa
• Obrigações, direitos e riscos
• Controle de entradas e saídas
• Avaliação de relatórios financeiros
• Checagem de dados patrimoniais
• Saldos bancários e reservas financeiras

São, basicamente, todas as tarefas que esclareçam a situação financeira da empresa e permitam uma visão ampla sobre seu caixa.

Dessa forma você consegue planejar ações proativas para melhorar a saúde financeira da sua empresa, usando estes dados e interpretações para administrar os demais setores do negócio.

Podemos dizer que o controle financeiro empresarial é a principal tarefa de uma boa gestão financeira.

Controle financeiro empresarial

Quando você precisa tomar uma decisão financeira sobre a sua empresa, para entender se é o melhor momento para investir ou guardar dinheiro, se você tem dinheiro suficiente para novos projetos, entre outras situações, o controle financeiro é o seu melhor amigo!

Por exemplo:

Vamos supor que você tem um food truck, e vai participar de um evento. Você começou o dia com R$ 2.000 no caixa e, quando terminou o dia, o valor foi para R$ 22.000.

A princípio, podemos dizer que foi um sucesso, não é mesmo?

Porém, os custos de produção não foram calculados corretamente, então, dos R$ 22.000 recebidos, sobrou apenas R$ 900. Isso sem falar dos gastos operacionais!

Esse tipo de situação é mais comum do que você pensa em várias empresas sem organização financeira.

Qual a importância do controle financeiro para gerir os negócios?

Como você já deve estar imaginando, saber como fazer o controle financeiro da sua empresa é uma condição essencial para alcançar o equilíbrio das contas, lucrar e crescer.

Quando você cuida das finanças de verdade, você pode:

• Analisar endividamentos
• Elaborar um planejamento financeiro
• Monitorar as suas receitas e despesas de forma mais assertiva
• Planejar o futuro do negócio
• Fazer a gestão tributária precisa e correta
• Definir o capital de giro
• Controlar, analisar e agir com seus recursos financeiros corretamente
• Direcionar a gestão para uma rota mais lucrativa

Ou seja: só benefícios!

Como fazer planilha de controle financeiro?

Montar uma planilha para a sua empresa pode parecer difícil no primeiro momento, mas se você seguir alguns passos simples, é possível elaborar uma que atenda perfeitamente às suas necessidades.

Dá uma olhada no passo a passo que preparamos para você:

1. Estruture a planilha de forma simples

É claro que, se você tiver o conhecimento para isso, pode usar e abusar das suas habilidades no Excel para criar planilhas inteligentes e bastante intuitivas.

Mas, se você não tem essas habilidades, tudo bem também!

Monte uma estrutura simples, para que todos os colaboradores consigam alimentá-la e acompanhá-la sem problemas.

2. Defina categorias das receitas e despesas

Para organizar tudo que entra e sai da sua empresa, é preciso ter um padrão para cada tipo de movimentação que o seu negócio faz.

Um grande erro de gestores e administradores é separar apenas as despesas e receitas. Se você busca mais detalhamento e controle, é preciso ir além e criar categorias diversas para cada entrada e saída.

Confira alguns exemplos abaixo:

• Vendas de mercadoria
• Despesas
• Trabalhistas
• Operacionais
• Administrativas
• Eventuais
• Receitas
• Serviços
• Tributárias
• Operacionais

Esses são alguns exemplos utilizados por diversas empresas, mas lembre-se: personalize a planilha ao máximo para a realidade da sua empresa.

E, mesmo que você utilize modelos prontos, adapte-os de acordo com as necessidades individuais do seu negócio.

3. Crie um padrão para detalhar cada item

Quando você definir as colunas da planilha, confira os dados necessários para ter o controle adequado de cada movimentação.

As informações como data, histórico, categoria, tipo e o saldo são essenciais.

Essa dica é a mais importante para o momento de colocar a planilha em prática. Quando existe um padrão definido, o preenchimento dela será mais rápido e eficiente, alinhando o processo de registro e o acompanhamento.

6. Coloque instruções ao longo do arquivo

Caso a planilha seja utilizada por outros colaboradores, é essencial que contenham instruções de uso. Sem isso, o registro de movimentações pode acabar sem padrão e, consequentemente, o documento perderá seu propósito.

Coloque caixas de instruções simples e lembretes no arquivo, assim ajuda a manter a organização, fazendo com que todos consigam preencher a planilha da forma correta.

Uma dica: elabore frases rápidas e gatilhos simples. A ideia é apenas lembrar de detalhes e outras ações que passam despercebidas com frequência. Com isso, aqueles pequenos erros serão evitados.

A planilha é efetiva, mas poder contar com um aplicativo para controle financeiro pode te ajudar ainda mais! Confira o conteúdo que preparamos sobre isso.

Dicas para manter o controle financeiro

Como dá para ver, o controle financeiro empresarial depende do seu poder de análise, e ele funciona muito melhor com uma cultura corporativa com bastante organização e planejamento.

Inclusive, confira o passo a passo que preparamos para você saber como criar um planejamento financeiro.

Dá uma olhada nas dicas que separamos para que você consiga manter o controle financeiro da sua empresa:

Acompanhe diariamente o fluxo de caixa

O primeiro passo é compreender a situação atual do seu negócio. E como você consegue fazer isso? Criando um sistema de fluxo de caixa com acompanhamento diário!

Dessa forma, você evita o acúmulo de dívidas da sua empresa e pode se planejar melhor em relação ao calendário de obrigações, o que também possibilita os investimentos.

Nesse passo, tenha bastante foco: faça do acompanhamento uma rotina, com dia e hora marcados.

Essa visão próxima das movimentações vai permitir maior transparência sobre as entradas e saídas.

Defina orçamentos

Não é segredo que nenhum negócio de sucesso cresce e se desenvolve com gastos livres. Por isso, definir orçamentos é uma ótima maneira de estabelecer limites para seus gastos.

É uma forma válida e simples de fomentar suas previsões futuras e de conciliar suas metas de crescimento, aliando os investimentos com seu planejamento financeiro.

Corte os gastos desnecessários

Depois de registrar os gastos da empresa, pegue esse documento e, após um período (como 30 dias), observe ele com atenção.

Analise e procure identificar os gastos de acordo com sua prioridade e real necessidade para o seu negócio.

Essa ação pode gerar uma boa economia para sua empresa, favorecendo o fluxo de caixa.

Conheça os prazos de pagamentos

Um dos elementos principais de um planejamento financeiro é, com certeza, conhecer suas obrigações.

Ou seja, quando você deve pagar seus funcionários? E a parcela do empréstimo? E os seus fornecedores?

É importante ter tudo isso em mente — e documentado — para que você possa organizar suas finanças.

É fundamental também saber quais são os dias de recebimentos. Principalmente se a sua empresa oferece pagamento a prazo.

Conclusão

Como sempre falamos por aqui, por mais que você saiba como fazer os processos relacionados às finanças da sua empresa, é melhor contratar um profissional da área da contabilidade para evitar prejuízos futuros.

Uma outra dica que temos para você é: fez a análise financeira da sua empresa e percebeu que precisa de um empréstimo?

Faça uma simulação e confira se ele cabe no seu orçamento!

Os empréstimos da Provu são cuidadosamente calculados para que caibam no seu bolso, sem prejudicar a sua saúde financeira.

Ficou com alguma dúvida sobre controle financeiro? Comente abaixo!